Kiedy potrzebna jest niemiecka licencja transportowa?
Każde przedsiębiorstwo wykonujące w Niemczech zarobkowy przewóz drogowy dóbr, pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5t (łącznie z przyczepami, niezależnie od tego, czy są one przyczepione do samochodów osobowych czy ciężarowych) zobowiązane jest do uzyskania zezwolenia na transport, które wydawane jest przez właściwego urzędu transportu w Niemczech. Warto w tym miejscu wskazać, iż niemieckie przepisy przewidują jednakże nieliczne wyjątki od wymogu uzyskania tejże licencji, które będą mieć znaczenie jednakże jedynie dla nielicznej grupy przedsiębiorstw.
W kontekście międzynarodowego zarobkowego przewozu drogowego dóbr, jak również przewozu kabotażowego, trzeba podkreślić, że od 21 maja 2022 r. wymagana jest już licencja wspólnotowa na przewóz dóbr pojazdami, których maksymalna dopuszczalna masa przekracza już 2,5 t.
Jaki rodzaj licencji jest potrzebny?
Wymienić można dwa rodzaje licencji –
a) zezwolenie na transport drogowy wyłącznie na terenie Niemiec (niem. Erlaubnis für den Güterverkehr) oraz
b) licencja unijna na transport drogowy na terenie całej Unii Europejskiej, w tym Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii (niem. EU-Lizenz).
Właściwszym krokiem jest staranie się od razu o uzyskanie stosownej licencji europejskiej, gdyż warunki i przebieg uzyskania w/w zezwoleń są dość tożsame, a cena wniosków jedynie nieznacznie się różni – z reguły uzyskanie licencji unijnej jest nieznacznie droższe. Koszt zawnioskowania o licencję transportową waha się, w zależności od landu, w którym to firma transportowa ma swoją siedzibę. Opłata administracyjna za zawnioskowanie o licencję wynosi około 250 – 500 EUR powiększone o kwotę około 50 EUR za każdy wydany odpis licencji dla danego pojazdów. Dla przykładu, w Berlinie koszt administracyjny związany z wszczęciem procedury zawnioskowania o wydanie licencji unijnej wynosi 300 EUR powiększoną o 55 EUR za każdy odpis.
Ceny związane ze składaniem wniosków nieznacznie się różnią, a licencja unijna ma oczywiście jeden duży pozytyw – ma zastosowanie w całej UE.
Wymagania dotyczące wyrobienia licencji transportowej
Istnieje wiele formalności, które należy wykonać oraz przedłożyć właściwemu organowi, wraz z zawnioskowaniem o licencję transportową. Pierwszym krokiem dla przedsiębiorcy będzie założenie właściwej spółki, jednoosobowej działalności gospodarczej czy też oddziału zagranicznej spółki w Niemczech. Z uwagi na szereg mechanizmów oraz właściwą i trwałą relację gospodarczą w Niemczech, przedsiębiorstwa decydują się zazwyczaj na zakładanie niemieckich spółek z o.o., a więc spółki GmbH. Kancelarie prawne specjalizujące się w prawie podatkowym – w tym nasza kancelaria – doradzą kompetentnie, jaką formę prowadzenia działalności w Niemczech najwłaściwiej dla danego podmiotu wybrać. Kolejną bardzo ważną kwestią, jest posiadanie przez takowe przedsiębiorstwo odpowiedniej siedziby dla spółki – należy uważać na wszelkiego rodzaju wirtualne biura i posiadanie tam swoich siedzib spółki. Proceder takowy, może okazać się niebezpieczny chociażby z perspektywy podatkowej, co później swój negatywny wyraz może mieć w związku z procedurą wnioskowania o licencję transportową. Urzędy pozostają bardzo czujne, w aspekcie kontroli zachowania właściwych struktur w Niemczech. W tym punkcie również może pomóc nasza kancelaria gospodarcza oferując i pośrednicząc przy doborze odpowiedniego lokalu pod siedzibę. Współpracujemy z wieloma partnerami od logistyki, którzy mogą zaoferować bezpieczną i bardzo korzystną opcję. Niezbędna jest „stała” i „rzeczywista” siedziba.
Dokumenty, które należy przedłożyć przy wnioskowaniu o licencję można zaszufladkować w poniższe grupy:
- Dokumenty związane ze spółką – między innymi wyciąg z rejestru handlowego
- Dowody na „nieskazitelną” przeszłość przedsiębiorcy lub ustawowego reprezentanta spółki (a więc członków zarządu) oraz kierownika transportu (zarządcy, niem. Verkehrsleiter) – między innymi zaświadczenie o niekaralności, zaświadczenie o niezaleganiu w płatności podatków z urzędu skarbowego, zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami do kasy chorej
- Dowody na posiadanie odpowiedniego kapitału (zabezpieczenia) – wysokość kapitału jest uzależniona od ilości posiadanych pojazdów. Kapitał powinien wynosić minimum 9 tysięcy euro za pierwszy pojazd oraz 5 tysięcy za każdy kolejny. Z reguły w tym celu wymaganym może się okazać, dostarczenie zaświadczenia doradcy podatkowego.
- Certyfikat kompetencji – sam przedsiębiorca powinien również posiadać certyfikat kompetencji zawodowych przewoźników drogowych. Jeżeli przedsiębiorca nie posiada takowego certyfikatu to może zatrudnić lub zlecić prowadzenie zarządcze tzw. kierownikowi transportu (niem. Verkehrsleiter). Certyfikaty z Polski również są uznawane przez urzędy niemieckie.
- Urząd może żądać dodatkowych dokumentów
Wymagania dotyczące kierownika ruchu (transportu)
Kierownik transportu powinien – oprócz posiadania odpowiedniego certyfikatu – mieć realną możliwość kontroli przedsiębiorstwa. Urzędy sprawdzają odległość siedziby lub/i zamieszkania kierownika transportu do miejsca siedziby spółki bądź parkingu (odległość nie powinna być większa niż 150 – 200 km). Kierownik transportu nie może mieć pod sobą również więcej niż 4 podmioty transportowe oraz łącznie 50 pojazdów. Niektóre urzędy podchodzą do tych liczb jeszcze bardziej rygorystycznie, jeżeli kierownik ruchu ma już jedną firmę transportową pod swoją kontrolą (przykładowo w innym państwie), która jest oddalona o setki kilometrów od jego miejsca zamieszkania bądź siedziby. Należy również pamiętać, że tzw. „wewnętrzny” kierownik ruchu powinien mieć również adekwatne wynagrodzenie (minimum około 15 – 17 EUR brutto).
W Niemczech jest wiele firm oferujących rolę tzw. „zewnętrznego” kierownika transportu. Jeżeli przedsiębiorstwo chce jak najszybciej i bezproblemowo licencję, to powinno rozważyć tę opcję, a później ewentualnie zatrudnić tzw. „wewnętrznego” kierownika transportu.
Pułapki
Istnieje wiele pułapek, na które powinien uważać każdy przedsiębiorca wnioskujący o licencję bądź zakładający spółkę transportową w celu późniejszym zawnioskowaniu o takową licencję.
a) Odpowiednia siedziba
Należy bardzo uważać na wybór odpowiedniego miejsca (lokalu) pod siedzibę spółki, gdyż już na starcie można być „spalonym” wobec niemieckich organów. W przypadku wirtualnych biur urząd skarbowy może wydać odmowę wydania tzw. numeru podatkowego obowiązkowego do prowadzenia działalności w Niemczech. Urzędy transportowe przy wnioskowaniu sprawdzają czy dany wnioskodawca posiada realne struktury w Niemczech.
b) Zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami
Rejestrując działalność w Niemczech bądź spółkę, należy uważać, żeby uiszczać terminowo zaliczki na poczet podatków ustalonych przez urząd skarbowy. Przy wnioskowaniu należy przedłożyć zaświadczenie o niezaleganiu i terminowej płatności podatków.
c) Odpowiedni kierownik transportu
Kierownik transportu powinien oficjalnie przebywać jak najbliżej siedziby spółki lub/i floty oraz nie może reprezentować więcej niż 4 podmioty (w skrajnych przypadkach tylko 2 jeżeli odległości są zbyt duże). Jego wynagrodzenie powinno być na poziomie odpowiadającym wykonywanej przez niego pracy.
d) Pojazdy powinny wracać do bazy
W przypadku wykorzystywania pojazdów w transporcie międzynarodowym, pojazdy powinny wracać do bazy nie później niż w ciągu ośmiu tygodni od wyjazdu.
e) Przynajmniej jeden pojazd zarejestrowany w Niemczech
Najpóźniej po 3 miesiącach od uzyskania licencji, przedsiębiorca powinien posiadać przynajmniej jeden pojazd zarejestrowany w Niemczech. Możliwy jest również najem pojazdów z innego państwa – przykładowo z polskiej spółki. Wtedy jednak należy dobrać odpowiednią konstrukcję, gdyż w przypadku regularnego pobytu pojazdów w Niemczech powinny być one w Niemczech zarejestrowane. Nasza kancelaria pomaga przedsiębiorcom w tym aspekcie i analizuje możliwość takiego najmu w danym konkretnym przypadku.
Nasza kancelaria pomoże Państwu wyeliminować powyższe i inne pułapki wspierając Państwo w szybkim i bezproblemowym uzyskaniem licencji transportowej. Jeżeli jesteście Państwo dopiero na etapie doboru formy prowadzenia działalności spółki, to tym lepiej – od początku wybierzemy dla Państwa najbezpieczniejszą formę rozwijania biznesu w Niemczech.
Darmowa konsultacja: + 48 507 090 928 | +49 1792 155 886 | kontakt@L-advisers.com
