Polskie frmy, które nie posiadają oddziałów ani osobnych podmiotów założonych w Niemczech, często wysyłają swoich pracowników do Niemiec w celu realizacji kontraktów. Najczęściej dotyczy to firm budowlanych, które delegują pracowników do wykonywania prac budowlanych na placach budowy należących do niemieckich kontrahentów.
W poniższym artykule wyjaśniamy, na co należy zwrócić szczególną uwagę oraz jak wygląda proces oddelegowania pracowników do Niemiec.
I. Składki ZUS
W pierwszej kolejności należy zaznaczyć, że polskie przedsiębiorstwa delegujące pracowników do Niemiec są nadal zobowiązane do opłacania składek ZUS w Polsce, a nie w Niemczech. Warunkiem jest jednak, aby okres delegowania nie przekraczał 24 miesięcy.
Aby udokumentować fakt podlegania polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, konieczne jest złożenie wniosku o wydanie zaświadczenia A1. Od 1 kwietnia 2022 r. wnioski o A1 należy składać wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS.
Delegowani pracownicy powinni również wystąpić o kartę EKUZ – Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego – która potwierdza prawo do korzystania z opieki zdrowotnej na terenie innych krajów UE.
Podsumowanie: Składki ZUS od pracowników delegowanych do Niemiec są co do zasady nadal opłacane w Polsce. To właśnie w Polsce pracownik posiada dalej centrum interesów życiowych mimo wykonywanej tymczasowej pracy w Niemczech.
II. Podatek dochodowy od wynagrodzenia pracowników
Następnie należy ustalić, czy oddelegowanie pracowników do Niemiec wpływa na obowiązek płacenia podatku dochodowego w Niemczech.
Zgodnie z ogólną zasadą, jeśli pracownik przebywa na terytorium Niemiec dłużej niż 183 dni w okresie 12 kolejnych miesięcy, podlega opodatkowaniu w Niemczech – i to już od pierwszego dnia pobytu. W tym przypadku kluczowe znaczenie ma faktyczna (fizyczna) obecność pracownika w Niemczech.
Jeżeli jednak pobyt delegowanego pracownika nie przekracza 183 dni, co do zasady podatek dochodowy nadal odprowadzany jest w Polsce.
Uwaga: Liczy się okres 12 miesięcy, a nie okres danego roku kalendarzowego!
Zasada 183 dni nie ma jednak zastosowania w przypadku, gdy:
- pracodawca posiada w Niemczech tzw. stały zakład (zakład podatkowy),
- pracownik został oddelegowany do Niemiec w ramach umowy leasingu pracowniczego.
Stały zakład (zakład podatkowy) w Niemczech może powstać m.in. wtedy, gdy pracodawca posiada tam biuro, warsztat, stałego pełnomocnika z upoważnieniem do zawierania umów lub gdy projekt budowlany realizowany w Niemczech trwa dłużej niż 12 miesięcy.
Podsumowanie: Jeżeli pracownik nie przebywa fizycznie w Niemczech dłużej niż 183 dni w ciągu 12 miesięcy, opodatkowanie dochodu nadal będzie miało miejsce w Polsce. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy pracodawca posiada w Niemczech stały zakład (zakład podatkowy).
III. Potrzebna dokumentacja oraz obowiązki pracodawcy
Poniżej wymieniamy najważniejsze dokumenty i obowiązki, które musi spełnić każdy pracodawca wysyłający swoich pracowników do Niemiec w celu wykonywania pracy:
a) Zaświadczenie A1
W pierwszej kolejności należy złożyć w odpowiednim oddziale ZUS wniosek o wydanie zaświadczenia A1 oraz pracownicy muszą wnioskować o kartę EKUZ, aby mieć zapewnioną opiekę zdrowotną na terenie Niemiec, zatrzymując jednocześnie ich polskie ubezpieczenie.
b) Rejestracja w portalu „Meldeportal Mindestlohn” (urząd celny)
Zasadniczo pracodawca musi z wyprzedzeniem dokonać również zgłoszenia swoich pracowników, którzy mają zostać oddelegowani do Niemiec. Zgłoszenia dokonuje się online za pośrednictwem portalu „Meldeportal Mindestlohn”. Dostęp do portalu można uzyskać bezpośrednio pod adresem www.meldeportal-mindestlohn.de lub pod adresem www.zoll.de.
c) Aneks do umowy o pracę
Pracodawca ma również obowiązek zapewnienia przestrzegania niemieckich ustawowych minimalnych warunków pracy. Oznacza to m.in., że pracownik delegowany do Niemiec musi otrzymywać co najmniej niemiecką płacę minimalną, której wysokość zależy m.in. od branży. Również czas pracy oraz minimalna długość urlopu wypoczynkowego muszą być zgodne z niemieckimi przepisami. W celu zapewnienia zgodności z niemieckim prawem, niezbędne jest podpisanie aneksu do umowy o pracę, obowiązującego na czas wykonywania pracy w Niemczech.
d) W niektórych przypadkach: natychmiastowe zgłoszenie w DRV („Sofortmeldung”)
W kilku ważnych branżach, takich jak budownictwo, transport, sprzątanie należy dokonać tak zwanego natychmiastowego zgłoszenia (niem. „Sofortmeldung”) w niemieckim systemie społecznym (DRV). Zgłoszenie pracownika nie oznacza od razu, że zostanie on objęty niemieckim ubezpieczeniem społecznym. Ten obowiązek należy przestrzegać, aby uniknąć ewentualnych kar pieniężnych.
IV. Branża budowlana
a) Rejestracja w SOKA-BAU
Istnieje rygorystyczny obowiązek zgłoszenia do niemieckiej kasy urlopowej SOKA-BAU.
SOKA-BAU to fundusz urlopowy dla pracowników budowlanych, który zajmuje się m.in. wypłatą wynagrodzenia za urlop – składki na ten cel opłacają pracodawcy. Gwarantuje to pracownikom, że niewykorzystany urlop zostanie rozliczony i wypłacony. Pracodawca oraz jego delegowani pracownicy z Polski, wykonujący prace budowlane, powinni być zarejestrowani w SOKA-BAU, a składki powinny być odprowadzane zgodnie z obowiązującymi stawkami.
Obowiązek ten dotyczy przede wszystkim firm działających w tzw. „głównej” branży budowlanej – m.in. przy robotach murarskich, betonowych, ciesielskich, zbrojarskich, rozbiórkowych, wyburzeniowych, tynkowaniu i pracach elewacyjnych. Zazwyczaj nie obejmuje natomiast działalności takich jak prace spawalnicze, elektryczne czy instalacyjne.
b) W niektórych przypadkach: BG BAU (wypadkowe ubezpieczenie społeczne)
Jeżeli polscy pracownicy delegowani do Niemiec nie spełniają warunków do uzyskania zaświadczenia A1, tracą status pracowników delegowanych. W takim przypadku należy ich niezwłocznie zgłosić do niemieckiego systemu ubezpieczeń społecznych, w tym do wypadkowego ubezpieczenia w BG BAU (Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft) – odpowiednika polskiego ZUS w zakresie wypadków przy pracy dla sektora budowlanego.
Obowiązek zgłoszenia do odpowiedniego ubezpieczenia wypadkowego może dotyczyć także innych branż, np.:
- przemysł energetyczny, tekstylny, elektryczny i media – BG ETEM
- przemysł drzewny i metalowy – BGHM
- handel i logistyka – BGHW
- przemysł spożywczy i gastronomia – BGN
- przemysł surowcowy i chemiczny – BG RCI
- transport, poczta i telekomunikacja – BG Verkehr
- ochrona zdrowia i opieka społeczna – BGW
- sektor administracyjny i inne zawody niezwiązane z produkcją – VBG
c) Zaświadczenie o zwolnieniu z podatku budowlanego („Freistellungsbescheinigung”)
Pracodawca wykonujący roboty budowlane w Niemczech powinien zgłosić się do niemieckiego urzędu skarbowego w celu uzyskania zaświadczenia o zwolnieniu z potrącania podatku budowlanego, tzw. Freistellungsbescheinigung. Jednym z warunków jego wydania jest przedstawienie listy delegowanych pracowników oraz listy budów. Bez posiadania aktualnego zaświadczenia kontrahent jest zobowiązany potrącić 15% podatku budowlanego od faktury.
Po więcej informacji o zaświadczeniu o zwolnieniu z podatku budowlanego odsyłamy do naszego artykułu: Freistellungsbescheinigung
d) Zwolnienie z obowiązku odprowadzania podatku dochodowego od wynagrodzenia pracownika
Jeśli dana budowa w Niemczech trwa dłużej niż 6 miesięcy, konieczne jest złożenie wniosku o zwolnienie z obowiązku odprowadzania podatku dochodowego od wynagrodzenia pracownika. Wniosek taki należy złożyć najpóźniej do końca roku kalendarzowego, w którym upłynęło 6 miesięcy trwania budowy.
V. Podsumowanie
Podsumowując istnieje wiele obowiązków w ramach oddelegowania pracowników do Niemiec takie jak m.in. zawnioskowanie o zaświadczenie A1, zameldowanie w urzędzie skarbowym („Meldeportal Mindestlohn”), podpisanie aneksu do umowy o pracę. W zależności od branży istnieje obowiązek meldunku w ubezpieczeniu wypadkowym lub w kasie urlopowej.
Niezbędna jest zatem pomoc prawna i podatkowa, aby zachować wszystkie niezbędne procedury, nie naruszając przy tym przepisów, które mogłyby grozić wysokimi karami dla pracodawcy.
Nasza kancelaria posiada wielkie doświadczenie z zakresu doradztwa i wypełniania formalności w ramach oddelegowania pracowników do Niemiec. Naszą zaletą jest znajomość niemieckiego oraz polskiego systemu prawnego i podatkowego. Zachęcamy zatem do kontaktu.
